كيف يعمل برنامج المحاسب

في النظام الدفتري يبدأ تسجيل البيانات في دفتر اليومية, ثم يتم توزيعها على الدفاتر الأخرى ( كما رأينا سابقا). أما في برامج المحاسبة فالعكس تماما هوا الصحيح. حيث نقوم بتسجيل البيانات كل في مكانه. أي أن فواتير البيع تسجل معا في شاشة المبيعات, فواتير الشراء في شاشة الشراء, وحركات النقدية.. وهكذا. ويقوم المحاسب بتجميع وحساب جميع الدفاتر الأخرى (تقرير الصندوق - دفتر العملاء - الموردين- أوراق القبض...) وصولا إلي ميزان المرجعة والميزانية العمومية.

وعادة ما تقوم برامج المحاسبة بفصل شاشات الإدخال عن شاشات التقارير. ونعتقد أن هذا الأسلوب غير مريح بالنسبة للمستخدم. وقد صممنا المحاسب ليكون به القائمة الرئيسية على اليمين مقسمة إلي مجموعات رئيسية ( المخزن – طلبيات و توريدات – نقطة بيع- إيرادات ومصروفات – العملاء والموردين – الماليات ). و تحتوي كل مجموعة على عدة شاشات.  

مثلا كما نرى بالشكل الموضح, نرى مجموعة العملاء والمردين بها شاشة العملاء والموردين - شيكات القبض - شيكات الدفع - نقدية بالخزينة - نقدية بالبنوك - المندوبين. عند اختيار أي منهم وليكن شاشة شيكات القبض, تظهر لنا شاشة عرض بها كل السجلات التي تم إدخالها من قبل. ودائما نجد في يمين أسفل الشاشة زر إضافة سجل جديد ( شيك قبض في هذه الشاشة ) وزر تعديل لتعديل بيانات سجل ( السجل المختار في شاشة العرض ) وزر حذف لحذف السجل المختار في شاشة العرض.

نجد أيضا في يسار أسفل الشاشة زر أو أكثر للدخول على التقارير المرتبطة بهذه الشاشة. فنرى هنا زر تقرير الشيكات. عند الضغط عليه يعطينا شاشة تقرير الشيكات. و التي تعطينا عدة اختيارات للحصول على تقارير مختلفة, مثل الشيكات المرتدة لحساب عميل معين أو الشيكات المستحقة عليه في فتره معينه وهكذا, من خلال الخيارات التي نجدها أعلى شاشة تقرير الشيكات